a. Geschäftsbriefe/E-mails
i. Welche Pflichtangaben müssen auf Briefen und in E-mails stehen?
Nach dem Genossenschaftsgesetz müssen Geschäftsbriefe die folgenden Angaben beinhalten:
- Rechtsform und Sitz der Genossenschaft,
- Zuständiges Registergericht,
- Nummer der Genossenschaft im Genossenschaftsregister,
- alle Vorstandsmitglieder und Aufsichtsratsvorsitzender (sofern vorhanden) mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenem Vornamen,
- Name und Sitz des zuständigen Prüfungsverbands (nur sofern die Genossenschaft nicht über eine Internetseite verfügt, auf der der Prüfungsverband angegeben ist).
b. Rechnungen
i. Welche Pflichtangaben müssen auf Rechnungen stehen?
Das Umsatzsteuergesetz gibt vor, wie eine Rechnung auszusehen hat. Diese Regelungen sind vor allem für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers wichtig. Rechnungsempfänger sind generell verpflichtet, die Rechnungsangaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.
Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
- Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
- Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts (Rabatte und Skonti)
- Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag (ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung)
- Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers (nur bei Steuerschuldumkehr, z.B. bei Geschäften mit dem Ausland)
Diese Angaben gelten nur für Rechnungen mit einem Betrag von über 150 Euro brutto. Darunter gelten Erleichterungen für so genannte Kleinbetragsrechnungen.
Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen, wenn Sie eine Leistung an einen anderen Unternehmer bzw. an eine juristische Person erbracht haben. Bei Leistungen gegenüber privaten Empfängern gilt diese Verpflichtung grundsätzlich nicht. Für den Fall, dass Sie eine Rechnung nicht oder zu spät ausstellen, droht eine Geldbuße von bis zu 5.000 Euro. Die Pflicht zur Rechnungserteilung gilt auch für steuerbefreite Umsätze.
c. Geschäftskonto
i. Was sollten wir bei der Kontoeröffnung und -führung beachten?
Nach der Eintragung der Genossenschaft sollten Sie ein Geschäftskonto eröffnen. Über dieses Konto wird der Zahlungsverkehr des neuen Unternehmens abgewickelt, d. h. es werden Zahlungen getätigt und Zahlungseingänge verbucht. Geschäftspartner, Lieferanten und das Finanzamt nutzen das Konto, um mit Ihrer Genossenschaft Geschäfte zu machen oder die Steuer abzurechnen. Zahlreiche Banken bieten das Geschäftskonto an. Informieren Sie sich im Vorfeld über die entsprechenden Konditionen.
Nach der Einrichtung des Geschäftskontos sollten Sie die Kontodaten (IBAN und BIC) an wichtige Geschäftspartner (u.a. Ihren Prüfungsverband) übermitteln. Zudem sollten Sie überlegen, welche Daueraufträge eingerichtet und Lastschriftmandate erteilt werden sollten, um den alltäglichen Zahlungsverkehr zu erleichtern.
d. Homepage der Genossenschaft
i. Welche Pflichtangaben müssen auf der Homepage unserer Genossenschaft stehen?
Das Telemediengesetz (TMG) schreibt für geschäftsmäßig angebotene Telemedien vor, den Diensteanbieter, also den Verantwortlichen für die jeweilige Website, genau zu benennen. Diese Anbieterkennzeichnung, welche unter der Überschrift „Impressum“ geführt wird, dient vor allem dem Verbraucherschutz.
Pflichtangaben sind:
- Name und vollständige Anschrift der Genossenschaft,
- Kontaktdaten, also z. B. Telefonnummer und E-Mail-Adresse (dem Nutzer der Website muss die unmittelbare Kommunikation mit dem Betreiber ermöglicht werden),
- vertretungsberechtigte Personen der Genossenschaft,
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- Genossenschaftsregisternummer,
- Angaben zur zuständigen Aufsichtsbehörde, sofern die Tätigkeit der Genossenschaft einer behördlichen Zulassung bedarf.
Die Anbieterkennzeichnung ist so darzustellen und in Ihre Website einzubinden, dass sie leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar ist. Leicht erkennbar ist sie, wenn sie auf einfache Weise optisch wahrnehmbar ist und nicht – beispielsweise durch Platzierung an unüblicher Stelle oder eine besonders kleine Schriftgröße – versteckt wird. Verstöße gegen die Informationspflichten können mit Bußgeldern von bis zu 50.000 Euro geahndet werden.
Die Kennzeichnungspflicht besteht auch für Newsletter. Hier ist es aber Ihnen überlassen, ob Sie das Impressum direkt in den Newsletter integrieren oder lediglich durch einen Link im Newsletter auf das Impressum Ihrer Website verweisen.
Jede Genossenschaft muss zudem den Namen und den Sitz des Prüfungsverbandes auf ihrer Internetseite angeben, dem sie angehört und durch den sie geprüft wird.
ii. Welche rechtlichen Regelungen müssen wir bei der Homepage unserer Genossenschaft außerdem berücksichtigen?
Sollten Sie auf Ihrer Homepage Links auf andere Websites integrieren wollen, müssen Sie die Betreiber dieser Webseiten nicht um Erlaubnis fragen. Fordert der Betreiber einer verlinkten Seite Sie jedoch auf, den Link zu entfernen und weitere Einbindungen zu unterlassen, müssen Sie dieser Forderung unverzüglich nachkommen. Achten Sie zudem darauf, dass bei integrierten Links immer klar erkennbar ist, dass es sich um die Seiten von Dritten handelt.
Vor dem Setzen von Links sollten Sie sich vergewissern, welche Inhalte die verlinkte Seite aufweist. Denn obwohl man grundsätzlich nur für die eigenen Inhalte haftet, kann u. U. eine Haftung für fremde Inhalte in Betracht kommen. Und zwar dann, wenn die verlinkte Website rechtswidrige Inhalte aufweist und der verlinkende Seitenbetreiber Kenntnis hiervon hatte oder eine offenkundige Rechtswidrigkeit vorliegt. Vor der Verlinkung sollten Sie sich die fremde Seite daher genau anschauen und auf Rechtswidrigkeiten prüfen. Eine Pflicht zur Nachforschung und ständigen Kontrolle der fremden Seiten besteht jedoch nicht.
Aufgrund der Haftungsproblematik integrieren viele Betreiber von Websites Haftungs-ausschlüsse, sog. „Disclaimer“, in ihre Seiten. Diese Disclaimer sind jedoch nach deutschem Recht unwirksam und bieten daher keinen wirksamen Schutz vor Haftungsrisiken.
Weiterführende Informationen: Gründerzeiten Marketing
e. Archivierung/Ablage
i. Wie können wir wichtige Unterlagen archivieren?
Für eine gut organisierte Unternehmensführung sollten Sie eine so genannte Grundakte anlegen, in der die wichtigsten Unterlagen und Verträge geordnet zur Verfügung stehen.
